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Archives régionales des Pays de la Loire – Fiches descriptives des ensembles et sous-ensembles d’archives

Les données proposées renseignent sur le contenu des documents du fonds d’archives régionales : elles sont constituées en effet des descriptions synthétiques des groupes d’articles d’archives conservés (sous-ensembles d’archives). A ce titre elles permettent d’avoir une vision générale des documents conservés (sujets, contexte de production et types des documents). Les descriptions des articles – les plus précises, au niveau de l’unité matérielle de rangement – n’ont pas pu être intégrées au jeu de données, parce qu’elles comportent parfois des informations nominatives qu’il est impossible de publier sur internet. Le service en charge des Archives régionales détient des répertoires plus détaillés accessibles sur place dans ses locaux, et en ligne pour une partie.

Ces données pourront utilement être mises en relation avec d’autres qui figurent sur le portail open data dans le jeu de données « entrées des archives régionales » qui fournit en outre des éléments relatifs à la volumétrie et à l’histoire des fonds. La documentation associée à ce jeu explique l’articulation entre les 2 jeux de données, dont les périmètres sont différents.

Signalons également le « Guide des Archives régionales des Pays de la Loire », édité annuellement par les Archives régionales des Pays de la Loire, qui apporte également une vision d’ensemble des fonds conservés (organisation par domaine et description synthétique), assortie d’une présentation générale de ceux-ci. Il est consultable et téléchargeable au format pdf sur la page http://www.paysdelaloire.fr/services-en-ligne/archives-regionales/sorienter-dans-les-fonds/guide-des-archives-regionales-des-pays-de-la-loire/.

Les données du jeu sont extraites de la base de gestion documentaire des documents d’archives. Elles correspondent précisément aux descriptions qui sont validées par les archivistes pour leur publication en ligne ; et elles n’incluent pas, pour le moment, les descriptions des entrées en cours de traitement (dont la validation intervient avec un léger délai). La base étant en effet vivante, les données évoluent et se précisent au fil des traitements opérés par les archivistes. La présence de certains champs vides peut signifier que l’enregistrement des données n’est pas clos, dans le cas, par exemple, de documents en cours de traitement (tris, classements réglementaires en cours). L’indexation, notamment, n’est pas systématiquement effectuée, elle ne concerne qu’une partie des archives historiques (c’est-à-dire destinées à être conservées définitivement, repérables dans le fichier par leur série : W ou Num ou AV). Elle respecte, pour les mots matière, les mots outils et la typologie documentaire, un thesaurus réglementaire, consultable en ligne sur le site des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/thesaurus/

Les champs présents sont conformes aux normes archivistiques de présentation des descriptions.

Pour en savoir plus sur les conditions d’accès aux documents et les autres outils de recherche disponibles (sur place à l’Hôtel de région, en salle de lecture ouverte au public), plus détaillés, vous pouvez contacter les Archives régionales : voir les informations pratiques à l’adresse suivante : http://www.paysdelaloire.fr/services-en-ligne/archives-regionales/.

Définitions utiles (extraites du Dictionnaire de terminologie archivistiques, Direction des archives de France, 2002, https://www.francearchives.fr/fr/article/28204344)

ACTION (ADMINISTRATIVE)

Activité administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier, et dont la détermination figure dans l’analyse archivistique de ce dossier.

ARCHIVES

Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans

l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

ARTICLE

Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de

conditionnement. L’article constitue tout à la fois une unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives. Chaque article est individualisé par une cote et une analyse. Il convient de distinguer l’article du dossier (niveau intellectuel de classement et de description) et de la boîte d’archives (conditionnement matériel).

COTE

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.

ENTRÉE

Document ou ensemble de documents de même provenance pris en charge par un service d’archives à une date donnée.

FONDS (D’ARCHIVES)

Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de

collection.

INDEXATION

Opération destinée à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel des données résultant de l'analyse du contenu d'un document ou du document lui-même.

MOT-MATIERE (OU MOT-CLE)

Mot ou groupe de mots qui caractérise le contenu d'un document (personnes, lieux, matières) et en facilite le repérage, spécialement employé dans les index et fichiers.

THESAURUS

Liste contrôlée de descripteurs reliés entre eux par des relations sémantiques, hiérarchisées, associatives ou d’équivalence, servant à indexer les notions d'une unité de description.

TRAITEMENT (DES ARCHIVES)

Procédures et opérations de tri, de classement, de description, d'analyse, d'indexation et de rédaction des instruments de recherche.

TYPOLOGIE

Toute appellation qui définit la forme diplomatique ou matérielle d'un document, et qui constitue un élément de sa description.

VERSEMENT

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d'un service administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés selon le principe de la série continue.


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